イベント開催をするために必要な工程とは

たまにイベントにも関わっている、イラストレーターさらえみです。

イラストレーターとして仕事をしながら、以下のようなクリエイター向けイベントを運営側としていくつか経験してきました。

マネジメントやチームビルディングなどの勉強にもなり、良い経験になっています。

事業や商品を知ってもらう機会にもイベントはピッタリです。
イベント開催で必要になってくる工程と大事なポイントをまとめてみました。

イベント開催のメリット

訴求したい人を集められる

テーマに興味のある人たちが来られるので、熱のある多くの人たちに一気に知ってもらえる機会になります。
不特定多数に向けてポスター貼ったりネットで流すよりも、大きい効果が得られます。

参加者同士の交流が図れる

同じテーマに興味のある人たちなので、初対面でも参加者同士で話がしやすい場を作れます。

ちょっとした非日常を提供できる

イベントじたいが日常生活から離れたものなので、非日常体験ができて楽しい気分転換になる思い出として印象に残りやすいです。

運営同士でチーム力がつく

イベントは運営メンバー同士で協力しないと出来上がりません。
どう動いたら良いか、誰に何を言えば良いか、など任務遂行のためのチーム力が試されます。

スケジューリングや金銭管理などの感覚が身につく

上記と同じことですが、イベント成功にはスケジュールや金銭管理やお客さんの対応など、仕事にも通じるノウハウが身につきます。

運営側としてお客さんと繋がりやすい関係になれる

お客さん同士と違って運営として挨拶できるので、「あのイベントを担当した人」として印象がついて開催後も繋がりやすい関係になります。

イベント開催は大変ですが、お客さんにも運営側にも結構メリットはあります。

デメリットは、準備に時間がかかることでしょうか。
イベントで提供するコンテンツによりますが、規模が大きくなるほど準備にも時間がかかります。

コンセプトを決める

イベントで何を届けるのか、どんな雰囲気にするか、どういうお客さんを呼びたいのかを決めます。
運営側の能力でできる範囲で決めていきます。

まずこれを決めてしっかりメンバーに共有しないと企画がふらついて失敗の原因にもなってしまいます。

場所を決める

収容人数や場所代はもちろん、お客さんのワクワク感を演出できる場所の雰囲気も大事だと思っています。

立地条件も結構重要で、駅から遠かったりよく知らない場所にある会場だと、やはり客足は遠のきます。

借りる時間は、準備や撤収も含めた時間で考えます。

日程を決める

どんなに良いコンテンツでも、お客さんが行きづらい日程では人は集まりません。

一般的には、土日や金曜夜の週末が強く、サラリーマン向けビジネス系なら仕事として行けそうな平日、私はフリーランス向けなので平日昼間に開催することもあります。

役割

イベント開催にあたって以下のような役割が必要になります。
兼任もしますし、1人で開催できる規模だと省略も可能です。

・指揮を取るリーダー
・募集用に制作担当(ポスター・WEBなど)
・イベント当日用の制作担当(スライド・出店など)
・メールなど申し込み受付対応
・当日受け付け担当
・マイクやBGMなどの音響
・会場設営
・会場や業者とやりとりする窓口担当
・予算管理
・スケジュール

リーダー格は3人くらいがベスト

注意する点として、最終決定権は3人以下が最良です。
3人以上いると情報や意見がバラついて、指示を待ってる人も誰に聞けば良いのか混乱してしまいます。

大きいチームは小分けにチームを作り、多くなりすぎない人数で遂行していくとスムーズです。

インターネットにあるサービスを使うと募集や受付なども簡単に済みます

手数料がかかるものもありますが、募集人数が多かったり、受付が面倒な場合には効果的です。

クリエイターやビジネス向けでよく見かけるのは以下のサービスが有名です。

こくちーず

connpass

peatix

スケジュール

開催日まで制作期間や募集期間が必要になります。何か起きた時にリカバリーするためにも予定を建てるのは大切です。

参加費を決める

イベントにも場所代やゲストやスタッフ人件費など費用がかかります。
運営がボランティアでやる場合もありますし、スポンサーがついて費用負担が軽くなる場合もあります。

お客さんの層とイベント内容によって出しやすい金額があります。

それらを考慮して参加費を決めていきます。

参加者を募集する

一通りそろったら募集していきます。
電話等より効率的なのでメールフォームでの受付が主流です。

WEBで募集ページを作っただけでは誰にも見られないので、SNSでお知らせしたりチラシやフライヤーを配布したりします。

SNSは定期的に運用していないと、人を集めるのは大変です。
普段から運用しているコンセプトに近い人に協力してもらうのも手です。

チラシやフライヤーはイベントの内容に合う場所に置いてもらうと効果的です。

いろんな媒体で募集する場合、目印になるようなメインビジュアルがあると「ここでもあそこでも見たなぁ」と覚えてもらえるので効果的です。

受付完了メールや開催日近くなったら再度案内メールを送ると親切です。

開催実施する

当日はお客さんに不便をかけないよう動いていきます。

会場までわかりにくい場合は案内を置いておく

これまで運営でも参加でも迷う会場は結構あります。
わかりやすい案内を事前に伝えるか、できそうなら会場周辺にも置いていきましょう。

トーク系は前説を

トーク系や複合系でも司会による前説があると盛り上がりやすいです。

出店系では随時アナウンスがあると行ってみようかな?と思えそうです。
話を遮らない程度の音量でBGMを流すのも雰囲気づくりになります。

セミナー、講座系はアイスブレイクを

雰囲気が重くなりがちな、セミナー、講座、会議系にはアイスブレイクを挟んで和やかな雰囲気にします。

アイスブレイクはインターネットで探すとたくさん種類が出てきます。

交流会や持って帰れるものがあるとお客さんの満足度がアップ

交流会は割とどのイベントでも満足度高い印象です。

持ち帰れるものは、もちろん邪魔にならない程度がベストです。

アンケートが取れる貴重な機会

フィードバックが無いと改善できず独りよがりになってしまいます。
意見をもらえる貴重な機会なので、アンケートは取ったほうが良いなと思っています。

紙のアンケート

筆記具が必要な上にかさばりますが、その場で書いてもらえるので熱意が醒めないままの意見をいただけます。

取り込んでデータにしてしまえばコンパクトに管理できます。
テンプレートはネットで探すとたくさん出てきます。

ネットで専用フォームを使ったアンケート

スマホとネット環境があること前提になります。
その場で提出しなくてもわからないので、回収できないこともあります。

内容を一覧データにしやすいので、管理しやすいです。
私はGoogleフォームを多用しています。

お礼の挨拶

イベント当日はもちろんですが、メールでもお礼の挨拶とともに、今後も予定があればお知らせしたりしています。

反省会

次に繋げるために開催終了から遠くない日程で反省会をします。
アンケートもその材料になります。

クレームは(本当に開催内容が酷い場合は覗いて)全て聞いていると何もできなくなる可能性もあるので程々に参考にし、良かった点を大事にする方がより良いイベントになっていきます。

お客さんのことを考え、協力メンバーに無理をさせないためにも、事前準備が大事です

どこかで無茶をしようとすると、計画が崩れてメンバーに大きな負担がかかったり、お客さんに良いものが提供できなかったりしてしまいます。

そうならないためにも、余裕を持った期間やしっかりした準備が大事です。

毎回準備がどれだけ大変でも、成功してお客さんから感想もらうと「やって良かった!」と報われます。

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