チームでスムーズに成功させる!イベントを運営する方法

何度かクリエイター同士でチームを作りイベントを開催してきた、さらえみ(@saraemiii)です。

100人規模から10人前後まで様々なイベント運営をしましたが、どれもとても良い経験になりました。

イベントは顔合わせて交流できたり、調べても見れない知識が得られたり、充実した時間が過ごせますよね。

運営する側は、リアルにお客さんを招いてお金もかかる事をするので、学生の文化祭のようにはいきません。

貴重な時間を気持ちよく過ごして貰うためにも、仕事同様に様々な配慮が必要です。

最近は実施する回数が減ってきたので、もしまたやる時のためにも参考になるようにまとめておきます。

さらえみ

リアルで集まる形式で書いていますが、オンラインイベントでも大きな流れは同じです。

もくじ

イベント実施までの全体の流れ

  • 役割を決める
  • イベントの目的・方向性・予算・日程・会場などを決める
  • イベントの内容・タイムスケジュールを考える
  • 告知・募集方法を考える
  • 準備をして当日へ
  • 終了後にアフターフォローや反省会をする

いきなり全部決めようとすると破綻します。

決めにくい内容は「とりあえずこうしておこう」とたたき台を考えておくとスムーズに進みます。

決められないからと、ひとつの項目を決める事に時間をかけたところで決まりません。

他の事が決まると、決まらなかった部分も明確になってくる事のほうが多いです。

さらえみ

長いだけの会議は本当に無駄と思う派です(笑)

進行しやすい順番に説明していきます。

リーダーとメイン指揮できる人を決める

メンバー全員で「イベントやっていこー!」って進めはじめると収集がつきません。

やはりリーダーは必要です。

リーダー1人では、決断のプレッシャーが重かったり、独断に走ったりもするので、リーダー同様に相談して指揮出来る人あわせて2~3人決めます。

1人のリーダーだと負担が大きく、参加者目線が足りない、進まない事も出てきます。

チームメンバーとは仲良い方が良い?

仕事と同じで「報告・連絡・相談を気軽に出来る関係性」は必要です。

さすがに仲悪い同士でやることはほぼ無いのでは…?と思いますが、スムーズなやりとりを出来る状態がベストです。

毎週会議をしたり何度も飲み会をする必要はありません。

意味のない会議や飲み会は、やりたい自主性より義務感が勝って逆に信頼関係を失う事もありますしね…

イベントの目的や方向性を決める

細かいことを決める前に、イベントの主軸を決めます。

「なぜこのイベントをやるのか」が決まっていると、様々なことを決めやすくなり、告知する際の吸引力にもなります。

5W1Hがハッキリしているとすごく進めやすくなる

5W1Hとは?

伝えたい情報の主旨が明確になる、ビジネスでよく使われるフレームワークです。

  • Why 何のために
  • How どのように告知・実行するのか
  • Who 誰が・誰に向けてやるのか
  • What 何をやるのか
  • When いつ
  • Where どこで

これのどれかが無い、ブレていると、失敗しやすくなります。

チームで話し合い、リーダー格で根拠を元に決めて、チーム内で把握・浸透させていきます。

人数・予算を決める

  • かけられる予算
  • 参加費
  • ツテがあればスポンサー候補
  • 参加人数上限

これらを決めていきます。

オフラインイベントだと特に、大なり小なりお金がかかります。

イベントに考えられる費用

費用がかかる項目かかる費用と考える点
会場代1時間・数千円~数万円 準備・片付けも含めて考えます
設備費マイク・スクリーン・プロジェクター・PCなどのレンタル費
ゲスト講演費数万円~数十万円+交通費・宿泊代など
スタッフ人件費数千円~数万円
備品ペンやプリントなど細々した消耗品
交流会費用人数×食事料金 数万円
集客ツール有料のツールの場合、人数×手数料 数千円~数万円
イベント費用例

登壇者やスタッフは、イベントメンバー内でやるから無料で!というケースもあります。

人件費はおざなりになりやすいですが、司会も登壇者もスタッフも労力が相当かかる事は念頭に置いておきましょう。

費用に充てられる収益

参加費×人数や、あればスポンサー料から、上記費用に充てられるお金を考えられます。

参加費は、参加する心理的ハードルにも関わります。

学生向けだと数千円出すのも抵抗あるでしょうし、滅多に見られない内容だったら高くても参加したい人は多くなります。

普段参加したことのあるイベントの内容と参加費を洗い出して考えていくと、決めやすいです。

参加者数はスタッフ人数や会場のことも考える

数百人の参加者を3人程のスタッフで対応するのはどう考えても難しいですよね。

スタッフが手一杯になると、参加者への配慮や不測の事態への対応ができなくなります。

会場にも収容人数があり、消防法などで上限が決まっているので、無理に詰め込むことはできません。

これらを無視して参加者数を詰め込んでしまうと、参加者・スタッフ・会場といったすべてからの信用が落ち次回以降の開催にも支障が出ます。

日程候補・会場候補を決める

集める参加者の特性と、おおまかに人数が決まったら、日程と会場を決めていけます。

  • 参加者が学生だと…平日昼間はNG
  • 参加者が主婦層だと…夜はNG
  • 参加者とワイワイ楽しくイベントしたい…アットホームな雰囲気の会場
  • 勉強がメインのセミナー…集中できる静かな会場

…というように、参加者に合わせて考えやすくなってきます。

日程は、会場の都合もあるので、3つくらい候補日を設定して予約するようにします。

イベントの内容・タイムスケジュールを考える

これだけ決まって、やっと中身を考えていきます。

会場を抑えるのは早いほうが好きな日程を抑えやすいですし、方向性などが決まっていないと内容が覆って2度手間になる可能性もあるので、細かい内容はここまで後回しになります。

タイムスケジュールは、準備・入場・休憩・片付けといった見落としやすい時間も考慮して決めます。

イベント内容は、全部用意するのに時間がかかるので、準備をしながら次の項目へ進めていきます。

告知や募集方法を決める

ある程度内容と、タイムスケジュールが決まったら、告知や募集方法を決められます。

WEBやSNSで募集するのか、お金をかけて広告を出すのか、リアルにビラ配りもするのか、様々な募集方法があります。

会場決め同様に、集めたい参加者によってデザインや募集方法も変わります。

  • 参加者が学生だと…Twitterやインスタを活用
  • 参加者が主婦層だと…インスタや口コミを狙う
  • 広く参加ハードルを下げたい…ゆるく楽しそうなデザイン
  • 勉強に熱意のある人を集めたい…信用性の高い硬派なデザイン

…というように、参加者にマッチした告知・募集をしないと集客が上手く行かない原因にもなります。

当日に向けて準備

ここまでできたら、当日に向けてどんどん準備を進めていきます。

セミナーやトークなどの原稿やスライド準備

すべて行きあたりばったりではイベント進行に支障が出ます。

アドリブ多めのトーク内容でも、参加者の満足度を高めるために、どういった事を話していくのか原稿を準備していきます。

できればリハーサルをして、つまらなくならないか、時間内に収まるかを見たほうが良いです。

スタッフへの協力指示

当日の準備や、開場時の案内、終了後の段取りなどをスタッフと打ち合わせていきます。

ちょっとしたことでも伝え漏れ無いように、臨機応変に対応しやすいように、こちらから指示するだけでなく、スタッフからも何が必要かなどを聞いておくとスムーズです。

会場との打ち合わせ

予約したら当日まで会場に何も伝えないのは稀だと思います。

さらえみ

会場側のスタイルによりますが、少人数でのセミナーは特に打ち合わせ無いケースもあります。

会場のセッティングや終了までの流れなど、会場側とも支障が無いように共有しておきます。

イベント当日を迎える

当日はあっと言う間に時間が過ぎていきます。

さらえみ

準備していたらもう参加者さんが来た!なんて毎回の事です。

多少のトラブルはほぼ必ず起こります(汗)

今まで経験したトラブルはこんな感じです。

  • 当日連絡のないキャンセル
  • 配布プリントが足りない
  • 開始時間に登壇者が遅刻した
  • 連絡なく車椅子での来場者がいた
  • 会場代など当日支払うお金を忘れた
  • 座席数が足りない

などなど、どれも対応できない事は無いトラブルですが、事前の準備がなければ突然の事にも落ち着いて対応するのが難しくなってしまいます。

当日はスタッフ間と連絡とりやすいよう、LINEやチャットなどをセッティングしておくと良いです。

さらえみ

それでも当日はなかなか連絡を確認できなかったり、慌ただしくなります。

イベント終了後

イベントが終わっても、やることは沢山あります。

参加者へのアフターフォロー

当日使ったスライドをプレゼントしたり、アンケートで至らない所や満足度を伺うなど、アフターフォローをします。

話を聴きながらメモるのも大変なので、事前にスライドをお届けするのを伝えておくと聴くことに集中しやすくなります。

アンケートは、次回以降イベント開催の参考にすごく役立ちます。

プリントの場合はペンを付ける、ネットでのアンケートの場合はQRコードでアクセスしやすくするなど、書きやすい状態にしておくと、回収しやすくなります。

ゲスト・スタッフへの御礼

イベントを支えてくれたゲストやスタッフにもしっかり御礼を伝えます。

基本的なことですけど、参加者含めて協力あって成立するイベントです。

報酬はもちろん、嬉しい感想があれば共有するのもスタッフの労いになります!

次へつなげる反省会

当日の出来事とアンケートを元に反省会をします。

メンバー間で良かった点と反省点を共有すると、同じメンバーでのイベントじゃなくてもそれぞれの学びや経験になります。

さらえみ

打ち上げも盛り上がって良いですよね!
反省会はデータを見やすい落ち着いた場で、リラックスして時間をかけずにやるのが効果的です。

やっぱり準備をしっかりしておくのが成功の秘訣

どんなに準備をしても多少のトラブルはつきものなので、それでも準備の段階で出来るだけ問題をクリアにしておくと不測の事態にも対応しやすくなります。

運営するのは大変ですが、参加者から感謝されるイベントになると本当にやりがいがあります。

さらえみ

イベント運営の経験は、参加する人の事をよーく考える事になるので、仕事の営業方法を考えるヒントにもなります!

他にもイベントに役立ちそうな記事を紹介しておきます。

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