締切に間に合わせたい!私のスケジュール計画方法

できるだけ締切は守りたい、さらえみです。

締切までに仕事を完遂するにはベストなスケジュール構築が必要なのですが、与えられるものは締切日で、締切までの進め方は自分で考えるのがほとんどだと思います。

この記事では、ブラックで有名なアニメーターと、サービス残業&休日出勤当たり前だったデザイナー時代と、一応数々の修羅場を経験した(涙)私の締切間に合わせるためにやっていたスケジューリング方法を紹介します。

フリーランスになってからは、ブラックな仕事は減りましたが、複数のプロジェクトを掛け持つ事が多くなり整理しておかないと混乱しがちです。手帳とかデジタルとか模索したものの、結局いまのところ会社員時代と変わらない手法に落ち着いています。

1枚or1画面でひと目で把握できる状況にする

最小限の行動で、ひと目で把握できる状態を目指しています。

忙しい時に手帳を開いて、エクセル開けてタブめくってスクロールして確認…というのが非常にストレス。

 

上記のような1枚の紙で、左側は作業項目、右側はカレンダー形式で外出から作業まで予定を入れていくようにしています。

左側では工程達成ごとに線で消していき、作業の進み具合が把握できます。右側は遅れや今後の実働時間が見えます。

机の上に置いていつでもペンで消したり書いたりできるように。カレンダー形式は枠線と曜日書くの面倒なので印刷できるようにデータにしてます。

 

デジタルだと工程の進み具合がひと目でわかる「ガントチャート」という手法もありますが、私は『見た目キレイにしておきたい欲』によって記入のたびに時間かかりすぎるのと『作業に集中しすぎて記述を忘れる』が著しくて断念しました…

計画立てた後は、紙に線を引くだけ、文字を書くだけで済ませたい。

作業工程を一覧にする

上記↑の紙の左側に書いている項目です。

作業工程を一覧できるようにしていきます。イラスト1枚制作するとしたらこんな感じでしょうか。

  • アイデアラフ
  • 線画ラフ
  • 背景線画ラフ
  • キャラ塗り
  • 背景塗り
  • 仕上げ

優先順位と作業の「重さ」を付ける

作業工程が洗い出せたら、作業ごとに優先順位と作業の重さを記していきます。

イラスト1枚だと優先順位はリスト順でほとんど問題ないですね。アニメ制作や複数イラストを提出する場合には「まず全部のラフを提出…」など優先順が違ってくると思います。

 

作業の重さは個人によって違いますが「パーツ少ないキャラ1体」と「描き込みの多い背景」では、時間のかかり方以外にもその人の気持ちやスキルによって労力が変わってくるはずです。

背景が苦手なら背景に労力かかりますし、人によって逆にキャラに労力かかる場合もあります。

例えば、作業が重くて3日はかかりそうな作業に印を付けていきます。

  • アイデアラフ★
  • 線画ラフ
  • 背景線画ラフ★
  • キャラ塗り
  • 背景塗り★
  • 仕上げ

実際は背景線画だけに3日もかからないのでもう少し早く出来る気もします…何気に大変なアイデアラフはこれくらいかかるかもしれませんね。

超ヘビーな納期だった会社員時代は、労力のかかり具合を3種類くらいまで分けていました。未知の作業で労力が推し量れないものもありましたし、1週間くらいかかる工程もありました。

日常の予定や気分を予測しながら予定を配置

工程ごとに優先順位と労力がわかり、かかる時間が把握しやすくなります。

あとは右側のカレンダー形式に作業工程をはめこんでいくのですが、仕事以外の予定も記入し、スキマ時間にやれることや、その時期のモチベーションに合わせて調整しています。

 

たとえば「この日は夜にとても楽しみな飲み会あるから昼間は頑張れる」とか。

 

人間は状況や感情によってモチベーション変わっていくものなので、それを利用したほうが効率的だと思っています。

ちなみに仕事のデスクにはこの1枚の紙に書いては更新していくスタイルですが、作業工程以外の外出や見たい番組や好きな物の発売日とかはGoogleカレンダーでどこでも見れるようにしています。

仕事工程もGoogleカレンダーのようにいつでも見れたほうが良いのかもしれませんが、良い方法が見つからず、外に出てる時まで作業に頭いっぱいになるのもツライのでこれで良いかなと思っています。

必ず「予備日程」を配置

作業工程をカレンダーにはめていく際、必ず何も入っていない空っぽの「予備日程」を入れるようにしています。

全ての予定に余裕を入れられると一番良いのですが、会社員時代はなかなかそんな余裕のある仕事はありませんでした(^^;

そこで、重い作業の後やプロジェクト終了前に「予備日程」を1日~数日付けておいて、進行が遅れてきたら予備日程で調整、予定通りに進んだ場合は予備日程でさらなるクオリティアップを図ることができます。

予想より遅くなってきたら気づいた時点で調整

予定は変わるものです。長期プロジェクトだと途中で体調崩す事もあるかもしれません。

気分が乗らない日や、調子悪い日には「今日は労力重いものやる予定だったけれど、軽いものを少しでも多く進めよう」などと調整していました。

遅れているから残業時間かかってもド根性で進める…時にはそういう場面も必要かもしれませんが、これが慢性していたら自分の体調がおかしくなるだけでなく、プロジェクトに関わる多くの人に迷惑がかかります。

その前に対策を打つためにも、遅れてると気づいた時点で調整・相談する方が大事です。事前に作業工程にかかる労力や時間が分かっていると相談もしやすいです。

予想より早く片付いても無理は禁物

予定より早く進んだ場合は、クオリティアップや次の予定を進めますが「今のうちにあれもこれも進めてしまおう」と詰めすぎると、後々体調崩してしまい本末転倒になってしまいます(経験談)

順調でも適度に自分を休ませるのも仕事のうちと思って進める方がオススメです。

チームでの計画でも「ひと目で見える」「予備日程を入れる」

会社員時代にはチームのスケジュール組みも担当していたことがあります。

情報量が違うので、個人のようにペラ1枚で管理するのは難しいですが、チーム管理の際もできるだけ「ひと目で見える」「予備日程を入れる」事を重視していました。

 

エクセル表でチームメンバーの大まかな予定を配置して、ひと月毎に印刷してすぐに見えるようにしたり、1年以上かかるプロジェクトで最後1ヶ月を予備期間にしたり。

中には「予備日程があるから平気~」と油断してしまう人もいます。

色々納期直前の修羅場を経験したおかげで「ひょっとしたら大幅な修正がかかるかも…」と不測の事態を想像できるようになってこの方法になっているので、一度でも修羅場を経験してみるのも必要なのかもしれません。

長期的な目標の計画をしたい人のオススメの本

このような感じで会社員時代から今もスケジュール管理しています。

もっと良い仕事をするため、無理せず良い習慣を取り入れるため、最近はこのメンタリストDaiGoさんの本を参考にしています。

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私は1~2ヶ月程度の短期では物事を続けられる事はできるのですが、それ以上やゴールの無い物事は、途中で辞めてしまい長期的には続かなくなってしまうタイプです。(なのでブログの更新も不定期です…)

この記事で私がやってきた「労力を測って組みこむ」「予備期間を取る」など、似た情報もありますが、もっと自分の性格にあわせて計画できる方法が掲載されていたので、長期で何か取り組みたい人にオススメします。

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